Veraltete Excel-Makros sind in vielen Einrichtungen eine versteckte Fehlerquelle – sie lassen sich kaum warten, bergen Sicherheitsrisiken und sind oft schlecht dokumentiert. Typische Probleme: Das Makro 'MonatsabschlussGenerieren' funktioniert nur noch bei einer Person, die Mahnlisten-Routine produziert seit dem letzten Update Fehler. Ob Monatsberichte in der Verwaltung oder Listenbearbeitung in der Bibliothek – der „VBA-Exit“ wird zunehmend zur Notwendigkeit.
In diesem Workshop lernen Sie, wie sich bestehende Makros analysieren und sicher ablösen lassen – ohne den Umstieg auf komplexe Programmierung. Sie arbeiten mit modernen, wartbaren Tools wie Power Query und Python, die sich gut in bestehende Excel-Umgebungen integrieren lassen.
Ziel ist die sichere, transparente und nachhaltige Ablösung von Makros – bei gleichzeitiger Erhaltung der Funktionalität und Datenqualität.
Tool-Überblick:
- Power Query ist ein in Excel integriertes Werkzeug zur Datenaufbereitung – ohne Makros, aber mit hoher Automatisierung. Alle Transformationsschritte sind transparent nachvollziehbar und bleiben in Ihrer lokalen Excel-Datei.
- Python (mit xlwings) ist die weltweit führende Sprache für Datenverarbeitung (Platz 1 im TIOBE-Index).
- sichere Excel-Kenntnisse, etwa aus unserem Kurs Aufbaukurs: MS Excel – Effizientes Arbeiten mit komplexen Funktionen und Tools oder vergleichbare Vorkenntnisse
- Grundkenntnisse in Python, etwa aus unserem Basisworkshop: Python für Verwaltungsaufgaben: Daten effizient bearbeiten und Prozesse automatisieren oder vergleichbare Vorkenntnisse
- Windows Excel 2016 (oder neuer) installiert (Mac-Version nicht geeignet)
- Primärsystem (Pflicht): Python und Visual Studio Code lokal installiert. Eine Installationsanleitung wird bereitgestellt. Auf Dienstrechnern: Klären Sie vorab mit Ihrer IT, ob Sie Python-Module per "pip install" installieren dürfen.
- Reservesystem (Pflicht - mindestens eine Option): GitHub Codespaces, Google Colab oder Replit. Eine Anleitung zum Einrichten wird bereitgestellt. Auf Dienstrechnern: Testen Sie vor Kursbeginn, ob Ihre gewählte cloudbasierte Entwicklungsumgebung erreichbar ist – manche Institutionen blockieren externe Dienste.
- KI-Zugang (Pflicht – mindestens zwei verschiedene): Academic Cloud (Chat AI), Assist.KI (FU Berlin), Gemini, Claude oder GPT. Machen Sie sich vorab mit den Datenschutz-Grundlagen bei KI-Nutzung vertraut.
Ziele
Nach dem Workshop sind die Teilnehmenden in der Lage,
- bestehende Excel-Makros systematisch zu analysieren und zu dokumentieren,
- geeignete Alternativen mit Power Query, Python oder KNIME auszuwählen,
- bestehende Prozesse schrittweise zu automatisieren – ohne neue Sicherheitsrisiken,
- eine strukturierte Migrationsstrategie umzusetzen, die auch Kolleg*innen nachvollziehen können,
- sichere, wartbare und dokumentierte Workflows für wiederkehrende Aufgaben zu erstellen.
Inhalte
- bestehende VBA-Makros analysieren, Funktionalitäten erfassen, Probleme identifizieren
- Ablösung durch Power Query: Transformation, Filterung, benutzerdefinierte Spalten
- Python als leistungsfähige Alternative: Wenn-Dann-Logik, Schleifen, Excel-Integration
- Strategien zur Migration: Dokumentation, Tests, Parallelbetrieb und Nutzerintegration
- Sicherheitsaspekte: Warum Makros problematisch sind – und wie moderne Tools IT-Compliance sichern
Methoden
Live-Demonstrationen, Übungen mit realitätsnahen Beispielen, Austausch zu konkreten Fällen, Anleitung zur Migration Hinweise
Es wird im Kurs mit speziell vorbereiteten Übungsdateien gearbeitet. Eigene Dateien können im Kurs leider aus Zeit- und Sicherheitsgründen nicht adressiert werden.
